Diante do papel estratégico que a tecnologia tem no cenário atual, manter um bom controle financeiro da área de TI virou algo fundamental. Quando a empresa não consegue gerenciar bem o orçamento da área, o número de desperdícios e canais de vazão de recursos aumentam. Assim, a competitividade do negócio cai e o empreendimento reduz a sua lucratividade.
Mas o que deve ser feito para que o negócio tenha um bom controle financeiro da área de TI? Veja no nosso post abaixo!
O que é uma política de controle financeiro?
A política de controle financeiro é um conjunto de estratégias que uma empresa adota para manter os seus gastos em um nível controlado.
Ela envolve rotinas para detectar o desperdício de recursos, em todo e qualquer processo; eliminar gastos que gerem prejuízos, como em projetos que não estão dando retorno; e garantir que o negócio sempre tenha recursos para realizar novos investimentos. Assim, a companhia consegue manter-se competitiva e ter uma alta rentabilidade.
Dentro dessa política, ficam sempre bem definidas as estratégias a serem utilizadas para a contenção de gastos; maneiras para se lidar com custos imprevistos; regras a serem seguidas na realização de investimentos; manuais para a realização econômica de problemas, e imprevistos e muito mais!
Com isso, todos dentro da empresa, do mais alto ao mais baixo nível hierárquico, têm um caminho a seguir em qualquer situação que envolva as finanças da empresa.
O resultado é a redução do desperdício, melhoria em processos, aumento na receita e lucro, e melhores nos serviços. Ainda, há um aumento no orçamento disponível para investimentos e inúmeros outros benefícios e vantagens, como veremos no próximo tópico.
Qual a importância de manter o controle financeiro da área de TI?
A tecnologia possui um papel de destaque no ambiente corporativo atual. Soluções de TI permitem que empreendimentos eliminem gastos, criem rotinas com alta mobilidade e alcancem melhores resultados a médio e longo prazo.
Além disso, o setor de TI está ganhando cada vez mais espaço dentro das empresas, em todos os seus setores. Seja prestando suporte às demais áreas ou participando ativamente do core bussiness da organização, a tecnologia tem ganhado cada vez mais importância. Atualmente, muitas empresas podem chegar a parar suas atividades se qualquer problema ocorrer com o setor de TI.
Porém, essa é uma área em que os gastos quase sempre são elevados. Isso porque o investimento exigido é sempre alto, já que há uma participação cada vez maior em todo o negócio. Quando o setor de TI faz parte do bussiness principal da empresa então, a exigência é ainda maior. Além de que os gastos com manutenção são altíssimos em ambos os casos.
Diante disso, evitar o desperdício de recursos é um ponto-chave para qualquer empresa que pretende manter a tecnologia integrada ao seu ambiente de trabalho sem correr riscos. E isso só é possível através do controle financeiro da área de TI.
Com controle:
Quando ele é feito de maneira correta, a economia é enorme e a empresa consegue poupar através de estratégias simples e baratas. Com isso, sobra mais dinheiro e o orçamento disponível para investimentos, seja dentro do setor ou fora, passa a ser maior.
Logo, toda a empresa sai ganhando, não importa qual o nível de participação da TI em seus negócios. A área de TI em específico também só tem a ganhar. Pois o dinheiro disponível para a realização de projetos também passa a ser maior.
Em conclusão, quando o gestor tem a capacidade de ter um rígido controle financeiro da área de TI, o negócio pode utilizar melhor todos os recursos disponíveis sem comprometer a sua rentabilidade. Da mesma forma, a empresa amplia a sua capacidade de encontrar pontos para realizar novos investimentos e criar um fluxo contínuo de melhorias nos seus serviços e produtos.
As melhores estratégias para controlar o orçamento do setor de TI
O controle do orçamento do setor de TI é uma estratégia importante para que a empresa possa controlar seus gastos. Com todos os custos bem estruturados e planejados, a empresa diminui as chances de desperdícios passarem despercebidos; eliminando com facilidade, também, os custos que prejudicam a sua rentabilidade.
Veja, abaixo, as melhores estratégias que podem ser utilizadas para melhorar o controle financeiro do negócio. Acompanhe!
1. Organizar informações da empresa
Com informações organizadas, o negócio pode eliminar desperdícios com mais facilidade. Por sinal, esse é um passo básico para que o gestor tenha um maior controle sobre os fluxos de gastos da companhia. Isso porque quando todos os registros são posicionados com uma linguagem clara e objetiva, o gestor gastará menos tempo procurando gastos ocultos ou pontos que possam ser otimizados.
Além disso, através de informações organizadas, os gestores conseguem identificar com mais facilidade focos de desperdício. A análise para investimentos também se torna mais simples. Pois assim é possível compreender em detalhes as necessidades de todos os setores.
2. Fazer adiantamento de pagamentos
O adiantamento de pagamentos é uma forma de proteger a empresa e dar mais fôlego para o negócio. Se o número de contas que devem ser pagas no futuro for menor, a empresa ficará mais preparada para lidar com imprevistos financeiros. Isso pois a quantidade de recursos disponíveis para realizar gastos não programados será maior.
Ademais, com contas pagas de forma adiantada, a empresa diminui os riscos de inadimplência e, por consequência, dos terríveis juros. Sempre que possível, portanto, pague contas antecipadamente.
Tenha em mente que, em alguns casos, a companhia pode até ganhar algum desconto e gerar ainda mais economia. Logo, não deixe de adicionar este aspecto ao controle financeiro da área de TI.
3. Investir em tecnologia
Para eliminar desperdícios, a empresa também pode renovar a sua infraestrutura de TI. Muitas soluções mais modernas podem apresentar um melhor uso dos recursos energéticos ou possuírem modelos de negócios que eliminam gastos desnecessários.
Quando a empresa se mantém atenta a esse ponto, fica mais fácil escolher investimentos capazes de eliminar gastos. Portanto, esteja atento ao impacto que sistemas de gestão integrada, aplicações na nuvem ou até mesmo a Internet das Coisas podem ter nos gastos que a sua empresa apresenta.
Um bom exemplo desse impacto está na utilização de infraestruturas de TI internas diante das possibilidades de hospedagem na nuvem. Essa última consegue trazer retornos mais substanciais e diversas vantagens por um custo inicial e de manutenção muito menor.
A adoção de práticas diferenciadas de trabalho também podem ser uma ótima fonte de economia. Com uso de recursos tecnológicos, práticas como o Home Office e BYOD podem ser adotadas para a eliminação de gastos. E esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia pode contribuir para o controle financeiro da área de TI.
4. Realizar a estimativa de valores totais para organização de TI
Para manter um bom controle financeiro da área de TI, também é importante que a empresa mantenha um planejamento de ponta. Isso deve ser feito com uma visão de médio e longo prazo, em que todos os gastos são planejados antecipadamente, permitindo uma melhor distribuição dos recursos disponíveis.
Estruture um orçamento que seja abrangente, detalhado e objetivo. É importante que o setor de TI tenha um controle sobre os custos de médio e longo prazo que serão realizados por meio de um controle eficaz das contas a pagar.
A área também deve atuar lado a lado com outros setores para alinhar estratégias. O gestor de TI precisa conhecer as necessidades de cada time, os projetos de outros setores e as suas metas.
Essa comunicação facilita a identificação de quais serão os investimentos futuros e como eles serão realizados. Como consequência, a empresa terá menos investimentos não programados e poderá escolher sempre a melhor opção de gasto para as suas necessidades.
5. Comparar valores previstos com o custo total de um projeto de TI
Toda empresa possui projetos de TI. E, em muitos casos, a falta de um bom controle financeiro da área de TI pode levar o empreendimento a ter gastos não planejados. Com isso, ampliar a necessidade de direcionar recursos para a área se torna maior.
Para evitar que falhas perpetuem-se, sempre mantenha um olhar atento ao orçamento de um projeto, em todas as etapas. Verifique quais foram os gastos não previstos e o que teve um custo final maior do que o planejado inicialmente.
Isso permitirá que a companhia identifique quais são os fatores que ampliam os custos com TI. E, com isso, fica mais fácil aplicar medidas preventivas eficazes. Dessa forma, a empresa sempre conseguirá eliminar o desperdício de recursos financeiros com eficiência.
Em resumo, um bom controle financeiro da área de TI é crucial para que o negócio mantenha-se competitivo. O empreendimento pode cortar custos desnecessários, ampliar o seu fluxo de investimentos e maximizar a sua performance a médio e longo prazo. Assim, todos os profissionais terão uma infraestrutura econômica e eficaz para executar as suas rotinas diárias.
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