Uma pesquisa feita com trabalhadores dos USA revelou que 40% do horário semanal deles era gasto em trabalho operacional; tarefas repetitivas, descritas pela pesquisa como “assassinas de produtividade”. E aproximadamente 60% dos trabalhadores estimaram que poderiam economizar 6 horas ou mais de trabalho caso essas tarefas fossem automatizadas.

Aqui no Brasil o cenário não é diferente. Muitas empresas acabam perdendo a criatividade e eficiência de suas equipes para trabalhos operacionais que não trazem nenhuma vantagem ou inovação aos negócios; mas que precisam ser feitas para garantir sua continuidade.

Boa parte dessas companhias, atentas à competitividade, já adotaram medidas para redução do trabalho operacional, como a automação de processos. Mas muitas delas ainda estão perdendo seus colaboradores e seus recursos para as “assassinas de produtividade”.

Se esse é o caso da sua empresa, descubra, a seguir, 4 sugestões para reduzir o trabalho operacional da sua equipe e trazer mais eficiência para os seus negócios!

Monitore e mapeie os processos

O primeiro passo a ser dado para diminuir o trabalho operacional da sua equipe, é monitorar e mapear os processos dentro da empresa. Isso porque, fazendo esse mapeamento você consegue entender quais são as tarefas que mais tomam tempo dos colaboradores. Além de perceber quais medidas podem ser tomadas para diminuí-las, aprimorá-las ou até extingui-las das rotinas de trabalho.

Além disso, o monitoramento e mapeamento dos processos te permite avaliar como a sua equipe lida com o trabalho operacional, qual a média de tempo perdida com ele e qual é o impacto disso nas finanças do seu negócio. Também te possibilita entender quais são as principais fontes de problemas e onde há a maior ocorrência de incidentes, facilitando a implementação de processos e ferramentas que visem diminuí-los.

Mas monitorar e mapear os processos de trabalho em uma empresa não é uma tarefa fácil e requer a adoção de ferramentas e práticas específicas, principalmente em companhias de grande porte. Técnicas como a Matriz BÁSICO e Matriz GUT podem ser ótimas aliadas e aderir a biblioteca ITIL é quase indispensável.

Integre os sistemas

Todos os dias a sua empresa precisa lidar com uma quantidade enorme de dados. São números de vendas, estoques e pagamentos; relatórios dos mais diversos setores; informações de clientes, funcionários e mais uma infinidade de coisas.

Gerar, monitorar e controlar tudo isso não é uma tarefa fácil e consome muito tempo da sua equipe. Além de ser uma tarefa burocrática e repetitiva que não traz crescimento ou inovação para o negócio; mas que precisa ser feita.

Por conta disso, esse é um grande trabalho operacional em qualquer empresa e aprimorá-lo pode ter um impacto extremamente positivo na produtividade dos colaboradores. E para isso, uma integração entre os sistemas utilizados pelos diferentes setores é essencial.

Isso porque, com sistemas conversando entre si, a agilidade na troca de informações aumenta, levando a maior eficiência de processos. Intermediários também são dispensados e tudo pode ser feito e analisado de forma mais prática e rápida. E a integração entre diferentes departamentos ainda leva a uma otimização dos processos, evitando a repetitividade.

Além de otimizados, os processos também podem ser melhor controlados. Pois todas as informações, de todos os setores, estarão disponíveis para todos os colaboradores. O que também leva a uma diminuição de trabalhos repetitivos e retrabalhos.

Integre as suas equipes

A integração entre sistemas também é uma forma de melhor integrar as equipes de trabalho. Porém, isso não é suficiente para elevar a colaboração entre diferentes setores e departamentos e para diminuir o trabalho operacional.

Isso dado que o distanciamento entre as equipes de diferentes departamentos é uma das principais causas de retrabalhos e erros. Um problema comum, por exemplo, é a falta de contato entre o setor de TI e as equipes operacionais. Esse afastamento acaba prejudicando a adoção de novas ferramentas desenvolvidas para melhorar o ambiente de produção e até mesmo para diminuir o trabalho operacional.

Uma forma de integrar as suas equipes e prevenir problemas como esse, é adotando a cultura DevOps. Ela se trata de uma série de práticas que visam remover as barreiras que existem entre os desenvolvedores e colaboradores operacionais e incentivar uma colaboração mútua entre estes dois grupos.

Realizar dinâmicas de grupo, eventos para socialização e incentivar a colaboração também são ótimas maneiras para melhor integrar as suas equipes de trabalho.

Automatize processos

Talvez a melhor maneira de diminuir o trabalho operacional em qualquer empresa seja adotar ferramentas de automação de processos. Afinal de contas, a maior parte do trabalho operacional nada mais é do que tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.

Quando falamos em “automação de processos”, nos referimos à utilização da tecnologia e sistemas para substituir o trabalho manual. Um exemplo disso é a realização de backups. Em algumas companhias, são feitos backups diários de uma enorme quantidade de dados num processo trabalhoso, extremamente passível a erros e muito demorado caso seja realizado por um funcionário.

Com uma ferramenta de automação de backup, essa situação é revertida. Pois todo o processo de cópia e armazenamento dos dados é realizado de maneira automática e sem espaço para erros. E, embora continue sendo um procedimento demorado, não há a necessidade de que um funcionário interrompa o seu trabalho durantes horas para executar algo que não vai contribuir para a evolução do negócio.

E a automação de backups é apenas um exemplo da enorme quantidade de ferramentas disponíveis para reduzir o trabalho operacional. Ferramentas para automação de tarefas, que permitem, por exemplo, a emissão automática de notas fiscais; ferramentas para automação de controle financeiro, que realizam cálculos e pagamentos de maneira automática; e ferramentas para automação de serviços de marketing, que permitem criar anúncios e enviar e-mails automaticamente são alguns exemplos.

Abrace a tecnologia sem medo

Por fim, a nossa última sugestão para você diminuir o trabalho operacional da sua equipe de trabalho é: não tenha medo de adotar novas tecnologias. Existem hoje, no mercado, soluções de ponta que resolvem desde problemas operacionais simples a problemas de uma infraestrutura inteira.

Um exemplo disso são as soluções as a Service. Os Software as a Service(SaaS) te permitem integrar os seus sistemas e equipes facilmente e com baixo custo. Já as Plataformas as a Service(PaaS), colocam nas suas mãos plataformas inteiras para gerenciamento, automação e desenvolvimento por uma assinatura mensal. Enquanto as soluções de Infrastructure as a Service(IaaS) te dão acesso a uma infraestrutura de TI completa, com tecnologia de ponta e os melhores hardwares e softwares do mercado, sem ter que lidar com os custos (e tempo) de manutenção e pessoal especializado.

Aqui na Host One, oferecemos a solução IaaS Data Center Virtual. Um data center inteiro e completamente personalizável conforme as necessidades da sua empresa. Com ele, você não precisa lidar com os custos de manter uma infraestrutura interna e pode remanejar a sua equipe de trabalho para áreas mais vitais para os seus negócios; basta definir quanta memória, armazenamento e tráfego você precisa e pronto! Entre em contato com a nossa equipe especializada caso tenha alguma dúvida.