De forma explícita ou não, melhorar a produtividade é um desejo que está presente em todas as organizações.

Não se trata de simplesmente produzir mais. É preciso fazer um uso racional de recursos, principalmente do tempo.

Além disso, a busca pela produtividade não deve se dar em detrimento da qualidade. Ao contrário, deve até elevá-la.

Neste artigo veremos como alguns softwares gratuitos podem contribuir de forma efetiva para a conquista desses objetivos.

Tecnologia: um poderoso aliado na busca pela produtividade

Acima de tudo, a tecnologia está associada ao aumento da produtividade. Com a tecnologia digital não é diferente.

São muitas as ferramentas, todas voltadas para melhorar a produtividade, em diferentes aspectos do nosso dia a dia.

Ainda mais animador é o fato de existirem excelentes softwares gratuitos, disponíveis para uso em diferentes equipamentos, como computadores de mesa, notebooks, tablets e smartphones.

10 formas de melhorar a produtividade

Listamos a seguir 10 diferentes maneiras de se melhorar a produtividade com o auxílio de softwares gratuitos.

#1. Organizar e acompanhar a execução de tarefas

O Trello é uma ferramenta voltada para a organização e o acompanhamento das atividades de um profissional ou de uma equipe, utilizando-se de conceitos do kanban.

O kanban é uma técnica desenvolvida nos anos 60 pela Toyota, que prima pela extrema simplicidade e eficiência para registrar, atualizar e comunicar o andamento das tarefas.

O acesso ao Trello é feito diretamente pelo navegador da internet, seja através de computador, tablet ou smartphone.

No software, as tarefas são registradas e o status de cada uma delas é atualizado de acordo com seu andamento.

O Trello permite ainda o disparo de notificações por e-mail e pode ser integrado a outras ferramentas.

#2. Organizar e utilizar suas anotações de forma mais eficiente

O armazenamento de dados na nuvem tornou possível o acesso a eles a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet (smartphone, tablet, computador).

Utilizando-se desse recurso, o Evernote permite armazenar anotações e documentos, podendo ainda emitir lembretes ao usuário.

Assim, um profissional não precisa estar presente à sua mesa ou estação de trabalho para dar andamento a determinadas tarefas.

#3. Armazenar e compartilhar documentos

Também a partir da computação na nuvem, o Dropbox oferece gratuitamente a cada usuário 2Gb de espaço para armazenamento de arquivos.

Os arquivos nele armazenados podem ser compartilhados, sempre com o acesso a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Para necessidades superiores a 2Gb, existem versões pagas do serviço.

#4. Carregar ferramentas básicas do escritório

O LibreOffice é um pacote de aplicativos para escritório, similar ao conhecido Office da Microsoft, porém gratuito.

Fazem parte do LibreOffice um editor de textos, uma planilha de cálculos, uma ferramenta de apresentações, um software de ilustração, uma interface para banco de dados e um editor de equações matemáticas.

A ferramenta mantém compatibilidade com os documentos dos padrões Microsoft Office, Microsoft Open XML, Open Document Format e PDF.

Ele tem ainda uma versão portátil, executada a partir de um pendrive, que dispensa a necessidade de instalação nas máquinas.

#5. Agilizar a captura de telas

Uma necessidade muito comum entre usuários de computador é a de documentar uma informação ou imagem na tela.

Assim, normalmente se usa o PrintScreen disponível nas máquinas. Em seguida, a imagem capturada passa pelos mais variados caminhos até a sua utilização final.

O LightShot é uma ferramenta disponível para as plataformas Windows e Mac, que torna todo esse trabalho mais organizado, além de oferecer recursos adicionais, como a edição da imagem e seu compartilhamento a partir da nuvem.

#6. Acessar máquinas em modo remoto

TeamViewer é uma ferramenta para acesso remoto a um computador.

De forma segura, através de uma autorização obtida no momento da conexão, um usuário tem acesso a uma máquina remota.

Um exemplo prático de uso dessa ferramenta está no suporte remoto a usuários. Através dela, um técnico pode detectar problemas ou instalar e configurar softwares, sem a necessidade de se deslocar fisicamente até o local.

O software está disponível em diferentes plataformas, como Windows, Linux, OS, Android e iOS. A versão para uso pessoal é gratuita.

#7. Gerenciar senhas

KeePassX é um software para gerenciamento de senhas.

Com a multiplicação dos dispositivos e softwares que exigem senhas para sua utilização, torna-se um risco tentar memorizá-las ou então mantê-las anotadas em locais não seguros.

A dificuldade em gerenciar as senhas aumenta à medida que são colocadas exigências como o uso de senhas fortes (não tão óbvias para a nossa memória) e a não repetição de senhas recentes.

O software de gerenciamento de senhas faz um armazenamento criptografado em banco de dados, também protegido por uma senha.

#8. Manter o foco, bloqueando o acesso a sites indesejados

SiteBlock é uma extensão do Google Chrome que permite definir uma relação de sites cujo acesso deve ser bloqueado.

Essa ferramenta mostra-se bastante útil para evitar que usuários se dispersem acessando sites não relacionados ao trabalho, por exemplo.

Da mesma forma, é possível bloquear o acesso a sites em horários específicos, impedindo a perda de foco nesse período.

#9. Agilizar a comunicação interna

Slack é uma ferramenta para comunicação interna, que contribui para descongestionar a caixa de e-mails.

Com recursos que permitem anexar arquivos, é uma alternativa ágil ao improdutivo pingue-pongue de e-mails que tanto burocratiza o andamento das tarefas.

O uso do software contribui ainda para reduzir o volume de e-mails que irão requerer uma triagem e organização.

#10. Realizar videoconferências

Por certo, muitos profissionais veem na necessidade de participar de reuniões um dos fatores que os impedem de melhorar a produtividade na execução de suas tarefas prioritárias.

Tanto quanto a duração das reuniões, o tempo gasto com deslocamentos contribui para essa percepção.

Entretanto, cada vez mais, as videoconferências substituem, com vantagens, boa parte dessas reuniões.

Com o Skype é possível realizar videoconferências envolvendo até mais pessoas do que seria viável em uma reunião presencial, incluindo pessoas do outro lado do mundo.

Conclusão

Assim como os softwares indicados aqui, há muitos outros, também gratuitos, voltados para o aumento da produtividade.

Com efeito, o tempo que se investe em pesquisa, testes e implantação desses softwares tende a ser plenamente compensado a partir do momento em que eles entram em ação.

Mas, tanto quanto implantar os softwares, é essencial incentivar a formação de uma cultura voltada para melhorar a produtividade em todos os níveis da organização.