Por que devo melhorar a automação de tarefas e gestão de tempo?

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Tempo de leitura: 8 minutos

A tecnologia tem hoje um papel fundamental na maioria das empresas e a automatização de processos é parte da estratégia de TI de grande parte delas. Mas como melhorar a automação de tarefas e por que investir nisso?

Nas próximas linhas deste post nós vamos mostrar para você a importância de demandar recursos para automatizar o maior número de atividades possível e como isso pode melhorar os resultados da sua empresa. Confira:

Automação de tarefas

A automação de tarefas trata-se da implantação de soluções tecnológicas capazes de realizar atividades da empresa de forma automática, com o mínimo de interferência humana.

O seu objetivo principal é facilitar e simplificar as tarefas diárias, demandando menos atenção e controle por parte dos colaboradores, o que melhora os resultados da empresa. Com a implementação da automação de determinadas tarefas, são esperados ganhos de tempo, produtividade, satisfação dos clientes e redução dos custos.

Com tantas vantagens na aplicação da automação, essa solução tem sido cada vez mais buscada pelas empresas. Para melhorar a automação de tarefas, antes de tudo é necessário saber quais atividades podem, ou até mesmo devem, ser automatizadas. São elas:

  • tarefas contínuas e repetitivas;
  • integrações entre sistemas;
  • necessidade de mensuração de dados;
  • ausência da presença humana para realização da atividade;
  • segurança da informação;
  • segmentação de dados.

Gestão de tempo

O tempo é um fator chave dentro das empresas. Ele pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma operação. Por isso, boa parte dos empreendedores buscam maneiras de otimizar os seus processos e ganhar mais tempo em suas atividades.

Entretanto, são poucas as empresas que obtém sucesso na otimização dos seus processos e diminuição dos seus prazos de produção. Mas esse objetivo pode ser alcançado por meio da automação de tarefas.

Vantagens da automação

Na busca por otimizar tarefas e implantar soluções que automatizem os processos da empresa, o seu negócio pode acabar se beneficiando de uma série de vantagens. Algumas das principais são:

Confiabilidade

Tarefas que deixam de ser realizadas exclusivamente por pessoas e passam a ser desenvolvidas por sistemas automatizados são muito mais confiáveis. Pois, os seres humanos estão sujeitos a erros quando em contato com tarefas repetitivas, o que não acontece com as máquinas e softwares.




Mesmo as tarefas que são automatizadas em parte, e ainda necessitam de determinadas interações humanas, acabam resultando em menos erros, uma vez que o sistema pode impedir a entrada de dados incompatíveis.

A inteligência artificial das máquinas garante uma maior precisão dos resultados das tarefas e uma entrega no prazo correto, sem a possibilidade de atrasos das atividades. A sua empresa pode confiar, de fato, nos resultados entregues por uma solução automatizada.

Crescimento da produtividade

O aumento da produtividade é sempre um alvo a ser alcançado por todas as empresas. Por isso, ao melhorar a a automação de tarefas, é possível melhorar e muito os resultados gerais do negócio.

Isso acontece pois os sistemas automatizados- diferentemente da mão de obra humana- não sofrem com desmotivação e cansaço. Ou seja, podem trabalhar a toda a velocidade e a qualquer momento, durante todo um turno produtivo.

Mesmo que a sua empresa conte com uma ótima equipe de trabalho, os colaboradores não poderão obter o máximo de produtividade o tempo todo, o que leva muitas empresas a buscarem a automação.

Redução de custos

A palavra crise é ouvida constantemente no mercado, e uma empresa deve estar preparada para enfrentar as dificuldades de uma recessão econômica a qualquer tempo. Um dos pontos principais dessa preparação é a redução dos custos operacionais.

A redução da mão de obra com a implantação da automação diminui os custos com contratação e manutenção de colaboradores, já que a empresa necessita de menos funcionários para se manter ativa.

A diminuição dos erros e do retrabalho devida às falhas também contribui para a redução dos gastos de operacionalização da empresa. Portanto, sobram recursos para ser reinvestidos na melhoria do negócio.

Vantagem competitiva

Com o advento da internet e das novas tecnologias, o mercado tem se tornado cada vez mais competitivo. Para se manter operando a empresa, deve-se buscar por diferenciais perante os seus concorrentes.

A qualidade dos produtos ou serviços prestados, no entanto, já não é mais considerado um diferencial por parte dos clientes, que buscam uma experiência positiva de compra junto à empresa.

A automação de processos de venda pode auxiliar a empresa a manter um relacionamento junto ao cliente, entendendo melhor as suas demandas e como atendê-las da melhor forma, destacando-se de outras empresas.




Segurança

Segundo dados do Ministério do Trabalho, o Brasil ocupa o 4º lugar no mundo em acidentes de trabalho. São cerca de 700 mil ocorrências de casualidades a cada ano no país, envolvendo trabalhadores das mais diversas áreas.

Esses eventos geram um custo alto, e boa parte desses gastos deve ser coberto pela empresa onde ocorreu o acidente. No entanto, os riscos com a ocorrência dessas eventualidades podem ser evitados ao automatizar o maior número possível de atividades.

Um dos principais fatores que comprometem a segurança dentro das empresas é a falha humana, que pode por a perder toda uma operação. Esse é um risco inexistente em atividades que são automatizadas e gerenciadas por computadores de alto desempenho.

Serviço à distância

Os dispositivos móveis são recursos que trouxeram a mobilidade como diferencial para a gestão do tempo nas empresas. Por meio desses aparelhos, o gestor pode verificar todo o andamento das atividades do negócio.

Para isso, basta que o empreendedor tenha em mãos um dispositivo móvel e um link com acesso à internet, podendo verificar todos os indicadores de gestão de sua empresa de qualquer lugar do mundo, assim como realizar qualquer alteração.

Essa tecnologia também permite a realização de reuniões, o acompanhamento de projetos, métricas e demandas. O acesso remoto às informações de gestão é outra grande vantagem da automação das tarefas.

Muitos gestores não dão a devida importância para as novas tecnologias, desperdiçando uma ótima chance de melhorar o tempo das atividades. Melhorar a automação de tarefas é um grande diferencial para que a empresa possa se destacar no mercado atual. Esperamos que, ao finalizar a leitura deste post, você possa ter se dado conta disso.

Quais dessas práticas para melhorar a automação de tarefas e gestão de tempo, você ainda não conhecia? Escreva nos comentários. Ficou curioso sobre as atividades que podem ser automatizadas na sua empresa hoje? Então entre em contato agora conosco e veja o que a Host One pode fazer por você e pelo seu negócio!

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