Se você quer transformar a produtividade em um dos pontos fortes de sua empresa, por que não adotar o kanban?

Apesar de criado originalmente em um ambiente industrial, o kanban mostrou-se facilmente adaptável às rotinas de gestão em geral.

Saiba um pouco mais sobre essa simples e eficaz  técnica aqui. Ela pode melhorar muito a produtividade da sua empresa.

O que é o kanban?

Kanban é uma técnica que possibilita uma gestão visual do andamento das atividades. O termo significa cartão em japonês.

Através de cartões coloridos sobre um quadro ou um mural, fazia-se um mapeamento completo de todas as tarefas dentro do processo produtivo, identificando o status de cada uma delas.

Mas não se trata de uma técnica isolada. Ela faz parte do modelo de produção Just in Time (JIT).

Essa relação entre kanban e Just In Time leva muitas pessoas a acharem, de forma equivocada, que ambos são sinônimos.

A origem do kanban

O kanban surgiu na fábrica de automóveis da Toyota, no Japão, na década de 1960.

Antes, vigorava o modelo fordista de produção, comum a praticamente todas as grandes fábricas da época.

No modelo fordista, a linha de produção funcionava em ritmo constante, com tempos definidos para a execução de cada tarefa.

Esse modelo dava extrema agilidade à produção e fez muito sucesso desde a sua criação no início do século XX, principalmente porque havia uma grande demanda por carros e toda a produção era rapidamente comercializada.

Entretanto, a partir de 1929 a economia entrou em recessão e o modelo fordista continuou a produzir grandes quantidades de carros, que rapidamente formaram enormes estoques.

Como resultado, os trabalhadores dessas grandes fábricas foram demitidos, agravando ainda mais o quadro de recessão econômica.

O ajuste da produção à demanda

Considerando o histórico da indústria automobilística, os gestores da Toyota pensaram em um modelo de produção que se baseasse não na capacidade de produção de seus trabalhadores e suas instalações, mas na demanda pelos carros.

Assim nasceu o Just In Time, um modelo inteligente em que o ritmo da produção se ajusta à saída das mercadorias.

Como parte desse sistema, o kanban faz a comunicação, para todos os envolvidos, do andamento das tarefas, sinalizando justamente qual o ritmo a ser adotado.

Os dois tipos de kanban

Em linhas de produção são muito usados dois tipos de kanban: o de movimentação e o de produção.

O kanban de produção é justamente aquele painel com o status das tarefas que cada setor tem sob sua responsabilidade.

Normalmente o painel apresenta três blocos distintos, o das tarefas a executar (to do), o das tarefas em andamento (doing) e o das tarefas concluídas (done).

Em muitos locais é comum acrescentar-se um quarto bloco, o das tarefas que estão aguardando (waiting) a ocorrência de algum evento para serem iniciados ou continuados.

Em cada cartão, além da descrição da tarefa, normalmente constam o nome do responsável pela execução, o horário de entrada e o horário previsto de término.

No kanban de movimentação, cada setor da linha de produção é notificado sobre quando executar uma tarefa e quando aguardar uma nova ordem.

As cores e os tamanhos dos cartões normalmente recebem significados específicos, para facilitar a leitura visual do painel.

A universalização do kanban

Pela sua simplicidade e extrema eficiência, o kanban ganhou vida fora do Just In Time e fora das instalações industriais.

Empresas dos mais variados segmentos adotam a técnica para o planejamento e o acompanhamento de tarefas.

Os tradicionais cartões coloridos foram substituídos por práticos post-its.

Surgiram ainda as versões eletrônicas do kanban, facilmente montáveis, até mesmo a partir de aplicativos básicos como planilhas ou editores de texto.

Kanban e metodologias ágeis para desenvolvimento de projetos

Nos últimos anos, as metodologias ágeis vêm predominando na condução de projetos, principalmente de desenvolvimento de sistemas, mas não somente.

Pois kanban tem sido largamente utilizado em conjunto com essas metodologias.

Entre as metologias ágeis, uma das mais conhecidas e adotadas é o Scrum.

No Scrum, os projetos são divididos em etapas de curta duração, os sprints.

Cada sprint é constituído por um conjunto fechado de tarefas e o kanban se mostra perfeito para fazer sua gestão.

Além disso, no Scrum, existe uma atividade de acompanhamento, o Daily.

Como o próprio nome sugere, Daily é uma reunião diária, muito rápida, em que o painel do kanban é atualizado.

Os próprios colaboradores envolvidos dão o posicionamento quanto ao status de suas tarefas.

Benefícios do uso do kanban para a sua empresa

Entre os principais benefícios proporcionados pelo uso do kanban, podemos citar:

• Em um contexto industrial, permite a formação mais racional de estoques de mercadorias;
• Em um contexto de serviços, resulta em uma melhor gestão da ociosidade de colaboradores, que ao final se traduz em aumento de produtividade do setor;
• Torna a comunicação mais eficiente, com redução da burocracia na gestão das atividades;
• Possibilita a identificação de gargalos e setores ou colaboradores sobrecarregados;
• Ajuda a manter o foco dos colaboradores nas tarefas priorizadas no painel;
• Permite avaliar o desempenho dos colaboradores na execução de suas tarefas.

Além disso, há ainda uma efetividade na utilização da técnica, devido à facilidade de assimilação por parte dos colaboradores.

Usando o kanban

Para adotar o kanban (de produção), você primeiro precisa identificar as diferentes etapas existentes em seus processos.

Além dos clássicos “A executar”, “Em andamento” e “Concluído”, a complexidade de determinados processos pode exigir outras etapas, como o “Aguardando”, já citado.

Em desenvolvimento de software, por exemplo, pode ser relevante acompanhar etapas como “Em teste” ou “Em homologação”.

Cada uma das etapas definidas vai constituir um bloco ou uma coluna no painel.

Depois, convém definir um padrão para o preenchimento dos cartões ou post-its.

Por fim, é importante estabelecer uma prática regular de acompanhamento e atualização do painel (como o Daily, por exemplo).

Conclusão

Apesar da simplicidade e da flexibilidade do kanban, sua implantação exige da empresa uma boa capacidade de organização e planejamento.

Além disso, mesmo tendo sido introduzido há algumas décadas, o kanban continua a evoluir e a se adequar a novos conceitos e novas práticas de gestão nas empresas.