As empresas têm buscado maneiras de otimizar seus serviços e diminuir gastos. Já trouxemos dicas de como melhorar a produtividade e também de como reduzir custos, e hoje trouxemos mais uma dica que envolve esses 2 objetivos. Falaremos sobre a Gestão de Processos: o que é, qual sua importância, benefícios e etapas. Confira!

Gestão de Processos de Negócio ou BPM (Business Process Management, do Inglês) se trata de uma metodologia de trabalho através da gestão dos processos de negócios. É basicamente a união entre a tecnologia da informação e a gestão de negócios. E como isso é feito? A gestão de processos é executada mapeando as atividades diárias da empresa, com objetivo de otimizar o trabalho e manter a harmonia da equipe organizacional, unindo os diferentes setores da empresa. 

A falta do BPM pode ser identificado nos seguintes problemas:

• Problemas de comunicação entre os setores
• Trabalhos sendo refeitos em grande quantidade
• Custos altos
• Insatisfação dos clientes
• Desorganização
• Falta de padrão nos serviços

Se você possui alguns dos problemas acima saiba como o BPM pode te ajudar:

• Aumento de qualidade no serviço
• Redução de custos, já que diminui a quantidade de trabalhos a serem refeitos
• Aumento de produtividade, pois como será bem organizado levará menos tempo para o cumprimento das tarefas
• Padronização de processos
• Redução de tempo de execução dos trabalhos
• Maior controle do andamento do processo
• Redução da burocracia e movimentação de papel, já que será tudo monitorado pelo software

Como Implementar a Gestão de Processos?

Para implementar a Gestão de Processos o primeiro passo é analisar a empresa e identificar suas necessidades para desenvolver um projeto. Com isso será possível escolher um software e elaborar algo que atenda a essas necessidades. É ideal que isso seja feito com os funcionários envolvidos no projeto, para que possam entender suas funções. Neste primeiro momento é também definido as metas.

Logo após, a empresa deve definir as técnicas do planejamento, de forma que fiquem padronizadas. A padronização torna os futuros trabalhos mais práticos pois já fará parte da rotina dos funcionários. Depois dessa definição do processo é recomendável evitar variações para que não atrapalhe na execução dos projetos e nem na análise dos resultados.

Deve haver também a otimização dos processos, para que haja constantes melhorias na qualidade do serviço e no desempenho da empresa. Para isso, os primeiros resultados devem ser analisados para identificar erros na execução. Logo, além de otimizar o processo a empresa reduzirá possíveis gastos com falhas.

Em consequência dos tópicos acima, teremos a melhoria de processos que além de melhorar a qualidade do serviço, também deixará os clientes mais satisfeitos, principalmente com o atendimento.

Abaixo temos as etapas de implementação do BPM:

Planejamento (As-Is)

Esta primeira etapa consiste na identificação dos processos da organização e definição de uma estratégia. Além disso também é definido os funcionários que irão executar o processo já que eles conhecem bem a rotina de trabalho e têm contato direto com o cliente. Importante organizar as etapas do processo, metas, relatórios e indicadores de desempenho, enfim, tudo que ajudará para melhor execução de implantação do BPM.

Análise de processos (To be)

Esta fase se trata na busca de melhorias de acordo com a perspectiva do objetivo final. Serão analisadas as estratégias, metas, função de cada um, recursos necessários, ambiente físico, modo de execução de trabalho, entre outros. 

Desenho de processos

Etapa de esquematização de implantação do BPM, uma vez que a empresa já identificou as falhas da organização. Ideal para criação de rotinas que otimizem o trabalho operacional, para isso pode ser usado ferramentas e protótipos para que o risco de falhas seja menor.

Implementação de processos

Esta é a hora de colocar em prática as mudanças definidas. Nesta etapa as pessoas a executar o projeto devem ser preparadas, além disso é necessário que se mantenham interligados todos os setores, mantendo se engajados. Nesta fase também é definido a possibilidade de usar uma ferramenta de BPM, levando em consideração o objetivo final e de como ela pode otimizar o processo. 

Monitoramento dos Processos

Etapa onde acompanha o andamento de todo o processo, comparando com o objetivo e o que está sendo feito. Executada com indicadores de desempenho para avaliar os custos, qualidade, tempo e atividades realizadas por cada um. Importante para avaliar se o processo está alinhado de acordo com os objetivos da empresas.

Refinamento

Também conhecida como melhoria contínua, esta fase final analisa os resultados de acordo com as mudanças feitas para ver se gerou resultados. Com isso definir melhorias contínuas, sempre comparando os resultados. Isso fará com que a empresa esteja em constante otimização do ambiente corporativo, aumentando a performance e garantindo que as metas sejam concluídas de forma mais rápida e eficaz.

Exemplos de ferramentas para implantar o BPM

Bonitasoft

Ferramenta já utilizada e aprovada por nós, a Bonitasoft possui compatibilidade com mudanças nos padrões de negócios. Esta ferramenta possui código aberto além de ser leve e possuir diagramas visuais para estruturar seu processo.

Process Maker

O ProcessMaker possui recurso de testar por 30 dias. Essa ferramenta é fácil de usar, possuindo formulários digitais e fluxograma. Além disso é adaptado para mobile, possibilitando também escrever formulários sem utilizar códigos.

Helfo

O Helfo é especialmente para criação de diagramas de processos e também possui recurso de testar, no caso por 15 dias. Possui uma interface agradável e fácil de usar, possibilitando a produção de documentos  através de editor de texto e tabelas. Os arquivos ficam salvos na própria nuvem do Helfo.

Adobe LiveCycle

O Adobe Live Cycle facilita a criação de formulários e documentação. Possui recursos de gerenciamento e agiliza na entrega de mídia para as equipes, além disso ajuda na produtividade, uma vez que as equipes podem gerenciar seus ativos de vários locais.

Existem muitas outras ferramentas, no entanto esses foram apenas alguns exemplos. E você? Identificou erros no trabalho operacional da sua empresa e precisa do BPM? Essas dicas e ferramentas com certeza vão te ajudar na implementação do BPM. Confira também: dicas de como utilizar a ti na gestão de pessoas.