Quando os processos da sua empresa começam a tomar a maior parte do tempo da sua equipe atrapalhando a produtividade, o que você faz? Contrata mais gente ou busca a automação de processos para eliminá-los e dar fôlego ao seu time? A primeira resposta quase sempre é vista como a melhor – e mais barata – pela maioria dos gestores, mas quase nunca é a melhor saída. 

Isso porque, quando o que se deseja é alcançar mais produtividade, a automação de processos aparece como a solução perfeita: ela elimina fontes de falhas e retrabalhos, corta custos e dá mais tempo para gestores e colaboradores pensarem e trabalharem em questões mais estratégicas para a empresa.

Assim, ao invés de ter que lidar com os gastos e burocracias envolvidos na contratação, treinamento e manutenção de novos funcionários, automatizando processos a sua empresa ganha muito em produtividade enquanto economiza e ganha mais tempo para focar no seu core Business.

Mas, como isso é possível? Como a automação de processos consegue aumentar a produtividade e proporcionar tantos outros benefícios? Acompanhe o artigo a seguir e descubra!

Primeiro, o que é a automação de processos?

Antes de explorarmos como a automação de processos pode garantir mais produtividade para as empresas, é importante definir bem do que estamos falando. Afinal, o que é a automação de processos?

De forma básica, automatizar processos significa eliminar as tarefas manuais e repetitivas, em maior ou menor grau, da rotina de trabalho da sua equipe, transferindo-as para máquinas, dispositivos e softwares que passam a realizá-las de maneira muito mais eficiente, em menos tempo e com mais qualidade.

Hoje, as máquinas já conseguem ser muito mais eficientes do que a mão de obra humana em uma série de tarefas, incluindo aquelas que exigem capacidades cognitivas. 

Os recentes avanços em robótica, inteligência artificial, aprendizado de máquina e outras tecnologias, tornaram possível a automação das mais diversas tarefas dentro das empresas, desde as mais simples às mais complexas.

Assim, o objetivo da automação de processos é delegar às máquinas as tarefas e atividades que apenas tomam tempo das suas equipes, enquanto elas´ganham tempo para focar em questões muito mais estratégicas para a empresa.

Entre os processos que podem ser automatizados, estão, por exemplo:

• A emissão de notas fiscais e boletos;
• O controle de estoque;
• O relacionamento com o cliente;
• As rotinas de backup;
• A gestão de relatórios e análise de dados;
• E inúmeros outros.

Como a automação de processos aumenta a produtividade?

Diminuindo a quantidade de tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas fazem parte da rotina de trabalho de toda e qualquer empresa, independentemente do seu porte ou área de atuação. 

No setor de TI, é o caso, por exemplo, das rotinas de coleta de dados e manutenção da infraestrutura e sistemas, Backup e restauração, recuperação de desastres, gerenciamento de incidentes e movimentação de dados.

Essas tarefas são altamente repetitivas, demandam um tempo precioso das equipes e são extremamente sensíveis a falhas humanas. Além disso, elas não trazem nenhuma vantagem imediata ao negócio, mas precisam ser realizadas para dar suporte às demais atividades. 

Com a automação de processos, porém, é possível transferi-las para máquinas e softwares que terão um desempenho muito superior e eliminarão as possibilidades de falhas, liberando o seu time para focar em questões muito mais importantes para o negócio.

Com isso, o nível de produtividade da empresa tende a crescer muito, enquanto os gastos com falhas, retrabalhos e incidentes de trabalho relacionados ao desempenho dessas atividades caem.

Minimizando as possibilidades de falhas humanas

Qualquer tarefa desempenhada pela mão de obra humana está suscetível a falhas. No ambiente corporativo, com operações extremamente complexas, processos e logística robusta, a consequência disso é muito prejuízo e desperdício de tempo e dinheiro.

Um único incidente simples pode parar toda a cadeia produtiva, prejudicando o trabalho de todas as equipes e paralisando setores inteiros. Assim, é crucial que os gestores pensem em formas de minimizar as possibilidades de falhas humanas e a automação de processos é a solução perfeita.

Isso porque, automatizando processos, é possível retirar da mão dos colaboradores as tarefas mais vulneráveis a falhas e delegá-las a softwares e sistemas especializados que podem desempenhá-las mais eficientemente e sem qualquer possibilidade de erro.

Assim, o número de incidentes cai e a empresa ganha muito mais produtividade, enquanto economiza para investimentos futuros.

Proporcionando mais tempo e recursos para atividades core

Com menos tarefas repetitivas e incidentes demandando atenção, colaboradores e gestores ganham mais tempo e recursos para trabalhar naquilo que realmente importa para a empresa.

Dessa forma, ao invés da sua equipe perder tempo em atividades que não agregam muito ao negócio, com a automação de processos todo o seu time pode focar única e exclusivamente nas áreas core da empresa, em atividades que incentivam o desenvolvimento de habilidades e estimulam a criatividade.

Como resultado, o negócio como um todo ganha mais produtividade e consegue melhorar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos. Além de ganhar mais tempo e recursos para o desenvolvimento de novos projetos.

Gerando dados e informações para melhoria contínua

A automação de processos garante que dados importantes normalmente perdidos durante a execução manual de tarefas sejam retidos e armazenados para análise.

Isso é extremamente importante, pois esses dados contêm informações valiosas sobre a empresa, seus processos e clientes que podem ser usadas no futuro para melhorar a qualidade dos serviços e processos produtivos.

Se determinado processo apresenta falhas que ainda não foram encontradas, por exemplo, através da automação é possível identificá-las e corrigi-las para melhorar toda a linha produtiva, desde o planejamento à execução dos serviços e/ou produtos oferecidos.

Além disso, os sistemas de registro de dados ainda permitem que essas informações sejam compartilhadas entre os funcionários e setores da empresa. O que aumenta a colaboração e eleva o nível de produtividade de todo o time de colaboradores.

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