O e-mail corporativo está em alta. Diversas empresas já entenderam a sua importância e estão abandonando as antigas contas pessoais. Inúmeras corporações, porém, ainda têm incertezas quanto às funções e utilizações desse tipo de correio eletrônico.

É por isso que abordaremos, a seguir, as principais dúvidas quanto ao e-mail corporativo. Boa leitura!

É importante ter e-mail corporativo?

Muitos empresários têm dúvidas se há vantagens em adquirir uma conta empresarial e quais são os benefícios que ela pode trazer.

O e-mail corporativo confere maior profissionalismo à minha empresa?

Imagine que você necessite entrar em contato com uma empresa de vendas online, a “Loja do Manoel”. Após verificar o site, encontra o seguinte endereço: lojadomanoel2015@gmail.com. Possivelmente, você concordará que o e-mail não demonstra muito profissionalismo.

Pense, agora, no mesmo estabelecimento com outro endereço, o sac@lojadomanoel.com.br. Além de passar a ideia de seriedade, o e-mail indica que as pessoas corretas receberão a sua mensagem, nesse caso, o Serviço de Atendimento ao Cliente.

Quais recursos possuem?

As contas pessoais não são apropriadas para empresas. Perdem-se com isso diversos recursos disponíveis nos pacotes corporativos.

Uma possibilidade para o administrador do site é delimitar quais contas serão criadas e o tamanho de cada uma.

Além disso, dependendo da ferramenta utilizada, é possível compartilhar caixas postais, compromissos de agenda, lista de contatos e documentos com outros membros da equipe ou colaboradores externos. Isso significa um aumento na proteção das informações da empresa e dos clientes.

Destaca-se, também, a segurança dos arquivos, uma vez que os dados de uma conta não podem ser acessados por outros funcionários, com exceção daqueles liberados por você. Também há a redução da possibilidade de receber spam.

Por fim, os sistemas de busca permitem que arquivos e mensagens importantes sejam marcados com tags, para serem facilmente encontrados. Esses recursos são úteis para aumentar a produtividade da empresa.

Mesmo que se trate de uma importante ferramenta, é necessário tomar cuidado com a utilização de e-mails corporativos, uma vez que os dados são empresariais e requerem cautela.

Como usar a conta?

Para conseguir extrair o máximo desse instrumento, é importante seguir determinadas regras. Veja algumas dúvidas comuns:

Posso usar meu e-mail para fins pessoais?

O e-mail corporativo — como o próprio nome sugere — deve ser utilizado apenas para assuntos concernentes à instituição. Por isso, evite manipulá-lo para fins pessoais, como em contas de redes sociais e preenchimento de fichas cadastrais.

Hillary Clinton, por exemplo, passou por diversos problemas por desejar mais praticidade e utilizar apenas um dispositivo para enviar suas mensagens profissionais e pessoais.

Aparentemente, você pode sentir maior comodidade em acessar somente uma conta. Porém, problemas corporativos podem ficar mais sérios caso essa medida não seja seguida.

Além disso, é preciso lembrar que pesquisar assuntos importantes da empresa pode se tornar mais difícil. Se você tem mensagens pessoais e empresariais, classificá-las será uma tarefa árdua.

Como devo escrever o assunto?

Normalmente, as mensagens são abertas somente quando o receptor acredita que serão úteis para a sua vida. Ele, então, tomará uma decisão a partir do assunto.

Portanto, ao formulá-lo, pense em qual é o objetivo maior que a empresa deseja com o e-mail. Seja persuasivo (e não apelativo).

Como elaborar a mensagem?

Com o tempo, os funcionários podem começar a utilizar uma linguagem informal, principalmente se não forem os responsáveis pelo atendimento ao público. Porém, tal vício comprometerá o estilo da mensagem quando for necessário tratar com clientes ou colaboradores externos.

Redija seus e-mails com educação e polidez. Ainda que esteja respondendo a uma mensagem deselegante, mantenha o tom. Se você quer satisfazer o público, é imprescindível um cuidado especial com a forma e a entonação usadas durante a comunicação.

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Regras gramaticais são importantes?

Ainda que não seja exigido de você um grande zelo quanto às normas gramaticais, é muito importante segui-las, mesmo que em nível básico. Alguns problemas com a semântica das palavras também podem se tornar motivo de piadas e de não entendimento da mensagem.

Pense, por exemplo, na seguinte frase: “Conforme foi acordado com o cliente”. Embora seja rapidamente possível entender qual foi a intenção do remetente, pode-se confundir o sentido de “pacto” e “promessa” com o de “despertar do sono”, não acha?

O recurso “responder a todos” pode ser usado?

A vontade de escrever apenas uma mensagem para todos os participantes envolvidos pode ser grande, mas existem dois motivos para que você tente evitar essa situação.

Primeiramente, pode ser irritante para funcionários que não têm familiaridade com o assunto tratado no e-mail recebê-lo. E eles terão notificações e avisos de novas mensagens. Lembre-se disso.

Depois, a possibilidade de enviar informações ou dados que não deveriam ser disponíveis para mais pessoas é enorme.

Por isso, evite utilizar a ferramenta “responder a todos”. Use-a apenas em situações nas quais você tenha plena certeza de sua necessidade.

O que é a função “cópia oculta”?

Normalmente, não é preciso que os diversos destinatários saibam quais ou quantas pessoas receberam a mensagem. Para resolver o problema, utilize cópia oculta. Com essa ferramenta, cada receptor do e-mail não conhecerá os demais.

É necessário revisar a mensagem?

Antes de enviar a mensagem, faça uma revisão de todo o conteúdo. O corpo está conforme o desejado? Todos os destinatários são relevantes ao assunto? Verifique também se os anexos estão inclusos e se possuem apenas os dados desejados.

O que fazer para integrar a equipe?

Para aproveitar bem os recursos disponibilizados pelo provedor, utilize sua conta para integrar a equipe. Em vez de recorrer a outros sistemas de agenda ou envio de arquivos, prefira fazê-lo pelo seu e-mail.

A prática confirmará o registro correto das informações. É muito desagradável quando algum funcionário da equipe afirma não ter recebido um conteúdo enviado por você. E como provar o envio? A utilização da ferramenta garantirá o recebimento das mensagens.

Além disso, integrar o time pelo e-mail melhorará a performance de todos os colaboradores, uma vez que a troca de dados se dará de forma ágil.

Entender a importância de uma conta de e-mail corporativo e suas principais regras de uso garante mais qualidade, eficiência no ambiente profissional e segurança para os dados armazenados.

E aí? Curtiu saber mais sobre o funcionamento de um e-mail corporativo? Que tal descobrir, agora, como senhas fracas podem ser perigosas para sua conta?