Praticamente todas as informações importantes com as quais trabalhamos atualmente nos chegam via e-mail corporativo e, se considerar o volume de spams que carrega a sua caixa de entrada todos os dias, você verá que a segurança é importantíssima para as empresas que desejam manter em sigilo as informações estratégicas do negócio.

Para resolver isso de forma simples e eficiente, listamos abaixo seis dicas de como proteger o seu e-mail corporativo contra spams e qualquer outro tipo de ameaça. Confira!

1. Veja o assunto antes de abrir o e-mail

Antes que perca o seu tempo abrindo um e-mail que não seja importante ou represente riscos, leia o assunto. A maioria dos spams se entrega logo por aí, contendo todas as palavras em caixa alta, mensagens de ordem ou promessas, promoções imperdíveis etc.

Isso vale também para que você não seja considerado um spam ao enviar um e-mail para um colega de trabalho. O ideal é que, em parceria com todos os colaboradores, seja desenvolvido um padrão para a forma como é redigido o assunto. Assim, os e-mails têm a sua origem identificada mais rapidamente por todos e o risco de ameaças virtuais é reduzido.

2. Tenha cuidado com links e anexos

O próximo passo é tomar cuidado com os links e anexos que você acessa ou baixa por meio dos e-mails corporativos. Spams com links e arquivos anexados são os principais veículos de acesso por cibercriminosos às máquinas da empresa e, depois de invadidas, fica bem mais difícil combater os malwares.

A criatividade usada para estimular o clique no link ou fazer o download de arquivos não tem limites. Geralmente, o spam chega com um assunto dizendo que se trata de um extrato bancário, de atualização de dados da conta bancária, cobranças, intimações judiciais, problemas com CPF etc — tudo para despertar a curiosidade do usuário e estimulá-lo a clicar no link ou baixar um arquivo malicioso.

Na maioria das vezes, quando se clica no link ou se executa o arquivo em anexo, um vírus se instala de forma instantânea na máquina e pode ser facilmente espalhado por toda a empresa, deixando a estrutura de rede fragilizada e sob comando dos cibercriminosos.

Para evitar que isso aconteça na sua empresa, você deve dedicar atenção especial aos e-mails que chegam com links e anexos, exigindo o mesmo esforço de todos os colaboradores. E-mails recebidos de fora, por pessoas ou empresas desconhecidas, com links e anexos duvidosos não devem ser acessados ou baixados.

3. Atente-se para as redes sociais

As redes sociais trouxeram grandes oportunidades de interação entre colaboradores, fornecedores, investidores e clientes. Mas é preciso ter alguns cuidados para não se frustrar. Ao mesmo tempo que geram oportunidades, as redes sociais também podem trazer grandes riscos de ataques cibernéticos.

Por exemplo, se os gestores e colaboradores da empresa postarem seus e-mails corporativos em locais de alta visibilidade, como em um corpo de mensagens, e sem qualquer restrição, qualquer um poderá acessá-lo e usar o endereço da forma como quiser. Se cair em mão erradas, pode ter grandes dores de cabeça.

Nesse caso, o ideal é que envie seu endereço de e-mail somente por chat ou mensagem privada, se for alguém que não represente riscos. Outra forma interessante é disponibilizar um computador específico e interligado a uma rede exclusiva para abrir esses e-mails publicados para contatos externos. Assim, você evita que possíveis infecções se espalhem pela empresa.

4. Denuncie e bloqueie spams

Se você apenas deletar os spams recebidos na sua caixa de entrada, não adiantará muito, pois amanhã você receberá outra mensagem do mesmo remetente. Isso acaba lotando a sua caixa de entrada, aumentando o desperdício de tempo e esforço para apagá-los todos os dias.

Sem contar que você corre o risco de não receber um e-mail realmente importante, quando enche o seu servidor. Ou pior: na correria, pode confundir um e-mail importante com um spam e apagá-lo por engano, nem mesmo lendo o seu conteúdo informativo.

Cada plataforma de e-mail funciona de uma forma diferente e oferece diversos recursos de usabilidade, mas no geral todos oferecem a possibilidade de denunciar e bloquear spams.

Então, procure esses recursos na sua plataforma de e-mail e faça a sua parte no combate ao spam. Denuncie e também bloqueie o remetente para que o servidor o reconheça como spam sempre que ele te enviar um novo e-mail.

Isso vai suavizar a caixa de entrada de seu e-mail corporativo, deixá-la mais livre de e-mails indesejados e de possíveis ameaças externas.

5. Criptografe seu e-mail

Uma das principais características do e-mail corporativo é que ele dá às empresas controle sobre informações confidenciais e impede que ele seja distribuído por meio de contas de e-mails pessoais dos colaboradores.

Sendo assim, a melhor maneira de garantir esse controle e evitar que as informações sigilosas caiam em mãos erradas é criptografando o e-mail. Essa não é uma tarefa tão simples, mas necessária.

Para fazer isso, você precisará de contar com o empenho da equipe de TI ou contar com o apoio de uma empresa especializada em segurança de rede. Vale a pena o esforço, já que um e-mail criptografado ganha barreiras adicionais contra a perda de dados importantes.

6. Utilize filtros antispam

Mesmo que a sua plataforma de e-mails ofereça formas de filtrar os spams e separá-los das mensagens importantes, utilizar um software de proteção antispam será essencial.

Dizemos isso por que ele é uma ferramenta mais eficiente, detectando spams por meio da constante leitura que faz dos e-mails que chegam à rede. Após serem detectados, o software adiciona o remetente ao banco de dados de spams e classifica suas mensagens como maliciosas.

Enquanto que as plataformas oferecem recursos antispam gratuitos, porém pouco eficientes, algumas versões são pagas, mas bem mais seguras, pois são softwares exclusivos para essa função.

Se considerar o custo-benefício de um software antispam, verá que vale a pena, pois os valores são baixos em comparação com os prejuízos que o negócio pode evitar.

Um exemplo de serviço de e-mail confiável e realmente eficiente é o Zimbra. Exclusivamente na Host One, ele oferece um mecanismo conhecido por THOR, capaz de reconhecer e bloquear mais de 99% dos spams que chegam até você.

Por meio de um painel de controle completo, a ferramenta pode ser configurada conforme as suas exigências e passar a enviar e receber e-mails verificados. Isso gera confiabilidade tanto para quem recebe quanto para quem envia os e-mails.

Mesmo não utilizando o Zimbra, é possível ativar o Thor para os e-mails de sua empresa hospedados em servidores Cpanel ou qualquer outro Hosting do mercado, aumentando a proteção em seu e-mail corporativo.

Mesmo com todo esse esforço, é preciso ter em mente que os spams são um grande desafio para as empresas. Isso torna essencial a conscientização de todos os colaboradores quanto ao correto uso do e-mail corporativo, evitando utilizá-lo como e-mail pessoal, por exemplo.

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